Assaí Atacadista - Discovery Sistema de PPR

Heitor Farias
25 de ago. de 2025
6 min de leitura

O Assaí Atacadista é uma empresa brasileira de atacarejo que atende pequenos(as) e médios comerciantes e consumidores(as) que buscam economia, variedade de produtos e um bom atendimento. O projeto teve como objetivo atualizar a plataforma de pagamento de PPR com novas regras de negócio e entender como os stakeholders entendem e utilizam a ferramenta no seu dia a dia. Minha atuação: Atuei como Business Design nesse projeto e minha atuação foi focada no planejamento estratégico do discovery, aplicação de dinâmicas, gestão do time de design e desenvolvimento de MVP.

Sobre o projeto

O sistema de PPR Assaí Atacadista foi criado para automatizar que antes era responsabilidade do time de RH. Todos os cálculas eram feitos a partir de planilhas de excel e conferidos pelos gestores, tornando assim o processo suscetível a erros humanos e sem critério bem definidos de avaliações. Principais desafios:

Manter pagamentos corretos de PPR sem impactos ao nossos colaboradores;
Auditoria de notas, metas e dados financeiros;
O setor provedor de suas metas será responsável pela sua criação e sua aprovação de será feita pela área responsável;
Adicionar novo modelo de cálculo e deixar parametrizável;

Definição de estratégia

Lean Inception

Metodologia aplicada Para conduzir este projeto, utilizei a metodologia de Lean Inception para alinhar a equipe en torno da criação do MVP acelerando a definição do produto e garantido que todos os participantes tenham uma visão compartilhada antes do desenvolvimento.

Principais atividades realizadas

Kick-off da Lean Inception: Definimos os objetivos principais do produto, deixamos claro o que queremos atingir ao final da dinâmica e estabelecemos drivers e alvos que nos permitirão avaliar se estamos no caminho certo.
Definição de proto-personas: Para ajudar a entender melhor o público-alvo do produto, permitindo que o time analise os usuários com maior sensibilidade para tomar decisões mais empáticas possibilitando compreender suas jornadas de utilização do PPR, sendo assim entendo como as alterações sugeridas impactam seu dia a dia.
Revisão de funcionalidades e jornada do usuário: Permitir compreender todas as fases de interação dos usuários com a solução, analisar de forma eficaz para embasar decisões mais assertivas, identificar novas oportunidades de negócio, mapear a viabilidade da solução e definir estratégias de comunicação e usabilidade que proporcionem uma experiência mais fluida e eficiente.
Entrevista com usuários: Avaliar a solução voltada ao usuário final, identificando problemas e oportunidades de melhoria no protótipo, compreender o comportamento dos usuários representativos ao interagir com a solução, coletar insights que direcionem estratégias mais assertivas e remodelar os protótipos de acordo com as necessidades e motivações do público-alvo.

Kick-Off

Aplicação de dinâmica

No início das atividades, realizamos uma dinâmica de Focus Group para que todos os participantes compartilhassem seus papéis em relação ao sistema de PPR. Essa etapa foi essencial para entendermos como cada stakeholder poderia contribuir na construção do sistema, permitindo a definição de um objetivo de produto alinhado e com uma visão verdadeiramente compartilhada.

Perguntas realizadas

Qual funções você exerce?
Nos conte um pouco do seu dia a dia de trabalho
Como é a sua utilização com o Sistema de PPR?

Insights

A maioria dos participantes fazem parte do time de RH que eram os principais criadores de requisitos, no entanto faltavam perfis de gestores que aplicavam as metas aos seus subordinados;
A utilização de grande parte dos consultores do RH eram para imputar dados no Sistema de PPR de outros gestores;
Os gerentes de RH faziam validação das métricas aplicadas e conferiam os cálculos de pagamento.

Conhecendo todos os perfis e entendo como cada stakeholder interage com o produto criamos uma visão compartilhada de qual era a expectativa com a entrega de uma versão do sistema, quais os principais desafios e qual estratégia seria tomado para alcaçar o objetivo.

Objetivo do discovery: Compreender as dificuldades de experiência que impactam o uso do Sistema de PPR, visando ampliar a autonomia de líderes e gestores ao permitir o acesso a funções antes restritas ao time de RH, criando assim oportunidades para melhorias contínuas e otimização do sistema.

Proto-Personas e Jornada do usuário

Com o objetivo do produto definido, avançamos para a etapa de identificar quem são seus usuários, explorando suas motivações, necessidades, comportamentos e jornada. Nessa fase do discovery, buscamos junto ao time refinar os principais papéis que atuariam no Sistema de PPR a partir da próxima versão, compreender seu nível de interação e familiaridade com o produto, além de mapear suas atribuições e pontos de ação ao longo da jornada.

Insights

Na maioria dos casos, existiam até 10 níveis de avaliação, evidenciando a necessidade de aprimorar o histórico de registros. Isso porque as notas iniciais pouco influenciavam os critérios finais considerados pela alta gestão, gerando inconsistências no processo avaliativo;
Muitas vezes, os gestores não registravam comentários sobre as notas atribuídas aos subordinados por falta de tempo, delegando essa responsabilidade ao time de RH. Esse cenário evidencia a oportunidade de o sistema apoiar o processo com critérios de avaliação mais claros e consistentes, garantindo maior qualidade e transparência nas análises.
Evidenciou que a ausência de feedbacks ao longo das etapas do processo gerava atrasos e descumprimento de prazos. Isso revelou a oportunidade de aprimorar os alertas e mecanismos de acompanhamento, garantindo maior controle e cumprimento dos cronogramas estabelecidos.

Entrevista com usuários

Chegamos na etapa de ouvir os usuários da ferramenta. Gostariamos de avaliar os seguintes critérios: Conhecimento do Sistema, análise de dores e como eles gostariam que o sistema atendesse suas necessidades. Para validar essa informação foi criado um roteiro de teste onde recrutamos 5 usuários com perfil de Gestor planejamento (PM), Diretor de soluções (RH), Business partner (Pessoas e cultura), Gerente de Negócios (T.I) e Gerente de loja (Comercial). Todos gerenciavam suas equipes porém com necessidades e organização de tempo diferente. Roteiro de teste

Aprendizados

Necessidade de maior transparência no processo de calibragem das notas. Muitos colaboradores nos níveis mais baixos da hierarquia não compreendiam os motivos das reduções feitas pela alta gestão, o que gerava conflitos e dificultava a justificativa dessas mudanças junto aos subordinados;
A cultura de acompanhamento de metas precisa ser mais fortalecida pela companhia. Muitos funcionários só têm contato com os OKRs no momento das avaliações, sem que esses objetivos sejam comunicados de forma clara e consistente ao longo do ciclo anual, o que dificulta o engajamento e o alcance efetivo das metas;
Possibilidade de integração com sistema de avaliação de desempenho (Avance);
Oportunidade de construir treinamentos na universidade corporativa relacionados ao PPR;
Oferecer orientações mais claras sobre como realizar avaliações e elaborar comentários de desempenho. Muitos gestores ainda têm dificuldades nesse processo, o que abre espaço para que o time de RH apoie de forma mais efetiva, fornecendo critérios, diretrizes e boas práticas que tornem as avaliações mais consistentes e construtivas;

Refinamento do produto

Definir escopo de trabalho

Com todas as informações coletadas, avançamos para a etapa de Refinamento, onde o objetivo foi detalhar o escopo de alterações necessárias no sistema, sempre alinhado aos objetivos definidos no discovery e considerando as particularidades de cada perfil de usuário. Nesse momento, conseguimos especificar cada item do escopo, alinhar expectativas de construção, promover discussões sobre a viabilidade das mudanças e compartilhar experiências reais de uso. Essa troca foi essencial para direcionar melhorias relacionadas à experiência do usuário (UX) e garantir que as evoluções do sistema estejam conectadas às necessidades práticas do público.

Fluxograma

Desenvolvimento do MVP

Ideação

Gestão de time

Neste projeto, atuei como Business Designer e líder da frente de Design, assumindo a responsabilidade de coordenar a aplicação das dinâmicas de discovery e o planejamento das entrevistas junto ao cliente. Além disso, direcionei os trabalhos do time, garantindo alinhamento entre os objetivos do projeto e as entregas de design. Para apoiar a execução, contei com a colaboração de um Product Designer Pleno, que foi responsável pela criação do style guide e do protótipo navegável, sempre sob minha orientação.

Durante o processo, forneci diretrizes estratégicas ao time, como:

Reaproveitar componentes existentes da versão anterior, aplicando melhorias pontuais de UI para otimizar o tempo de desenvolvimento;
Redefinir a semântica de cores, garantindo maior contraste e feedbacks visuais adequados, a partir de problemas identificados nas validações iniciais do sistema;

Style Guide

Protótipo Navegável

Sugestões após entrega

Melhorias futuras e Métricas sugeridas

Neste projeto em questão após a finalização do discovery e desenvolvimento da plataforma, encerrava a atuação da consultoria contratada. No entanto foram deixados algumas orientações sobre melhorias futuras e métricas de sucesso que poderiam ser feitas com os aprendizados do discovery, sendo elas: Melhorias futuras

Dentro da plataforma, foi proposta a construção de um feed de treinamento integrado a cada etapa do processo. Apesar das explicações já fornecidas, identificamos que alguns níveis da hierarquia apresentavam menor familiaridade digital. Nesse contexto, a criação desse canal de comunicação seria fundamental para aumentar o engajamento com os OKRs e facilitar o entendimento das etapas, tornando o processo mais acessível e eficiente;
Construção de aba de notificações dentro do sistema, onde apresenta a finalização de cada etapa e orienta o inicio da próxima;
Transforma o sistema em responsivo possibilitando avaliações individuais via dispositivo móvel;
Revisão de Content Ops para melhoria de nomenclaturas utilizadas deixando o sistema acessível e de mais fácil entedimento;

Métricas sugeridas

As melhorias aplicadas em filtros trará uma agilidade nas buscas e reduzirá o número de reclamações de buscas não encontradas (Redução de chamados);  
Com a visualização trimestral de metas, haverá um aumento na utilização do sistema de PPR. Tornando a ferramenta o material principal no acompanhamento de metas (Número de usuários ativos); 
Aumento de assertividade nos processos e cálculos (Nenhum pagamento errado);  
Maior autonomia de líderes e gestores na construção de suas metas e resultados sem a necessidade de solicitar apoio para o time de RH (Redução de chamados).